Kommunikation – Grundregeln für Führungskräfte

Führen funktioniert über Kommunizieren – Und wer richtig kommuniziert, führt erfolgreich! Das klingt plausibel, nur manchmal ist es gar nicht so einfach, richtig zu kommunizieren. Wer sagt wem was über welchen Weg? Wann werde ich als Führungskraft ernst genommen und wie vermeide ich Missverständnisse? Folgende Grundregeln ebnen dir und deinem Team den Weg zu erfolgreicher Kommunikation.

Wann ist Kommunikation besonders wichtig? – Wenn es um folgende fünf Bereiche geht:

  1. Ziele vereinbaren (bspw. in Bezug auf Produkte, Prozesse, Aufgaben, Leistungen oder Strukturen)
  2. Mitarbeiter-Planung (Wie viele und welche Mitarbeiter werden wann und wo eingesetzt)
  3. Aufgabenverteilung und Unterstützung (Wer erhält welche Verantwortung, wie kann wer bei der Arbeit unterstützt werden)
  4. Kooperieren (sowohl im Team als auch zwischen Mitarbeiter und Führungskraft)
  5. Beurteilung von Arbeitsergebnissen

Wenn es zwischen Kolleginnen und Kollegen oder zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden Ärger gibt, liegt das oftmals an Missverständnissen in der Kommunikation. Welche Eigenschaften sollten Infos haben, damit sie von allen richtig verstanden werden?  

Informationen sollten …

… rechtzeitig und regelmäßig sein: Infos müssen rechtzeitig übermittelt werden, damit sie für die Arbeit genutzt werden können

… wahr sein: Infos müssen stehts vertrauenswürdig sein

… vollständig sein: Infos müssen alle notwendigen Aspekte beinhalten, damit alle auf gleicher Ebene kommunizieren können

… gegliedert sein: Infos müssen klar strukturiert sein, damit sie verstanden und verarbeitet werden können

… verständlich sein: Infos müssen so formuliert sein, dass sie alle Mitarbeitenden verstehen und nachvollziehen können

…prägnant sein: Infos sollten nicht umfangreicher als nötig sein

… anregend sein: Infos sollten den Empfänger dazu motivieren, eine gewünschte Handlung oder Verhalten auszuführen

Wer klare Kommunikationsmuster etabliert, zeigt damit: „Auf mich ist als Führungskraft Verlass“ und „Alle Kolleginnen und Kollegen werden auf Augenhöhe und respektvoll behandelt“.

Diese Regeln helfen bei der Umsetzung:

  1. Informationskanäle: Führungskräfte legen mit ihren Mitarbeitenden die Art der Kommunikation fest (z.B. per E-Mail)
  2. Informationsdichte: Führungskräfte wägen ab, welche Infos sie ausführlich und welche sie eher vage übermitteln
  3. Erreichbarkeit: Führungskräfte machen ihren Mitarbeitenden deutlich, wann und wo sie erreichbar sind und wann nicht
  4. Abwesenheit: Mitarbeitende wissen, ob und wie sie die Führungskraft bei Abwesenheit erreichen und wen sie stellvertretend kontaktieren können
  5. Unterschriften: Führungskräfte klären, wer welche Befugnis bekommt, um Dokumente abzuzeichnen und wann von der Führungskraft gegengezeichnet werden muss
  6. Resonanz: Führungskräfte und Mitarbeitende geben Feedback darüber, ob sie übermittelte Infos zur Kenntnis genommen haben